Word 2016 Tipps & Tricks: Vorlagen
Die Handbuch Experten zeigen Ihnen wie Sie Vorlagen vielfältig im Tagesgeschäft nutzen können.
Vorlagen und Templates bieten ein einheitliches Auftreten für das Unternehmen, wenn Sie z. B. in der Verwaltung oder dem Marketing eingesetzt werden.
Standardisierung ist auch ein wichtiges Thema in der Technischen Dokumentation. Wenn Sie viele ähnliche Produkte haben, wollen Sie bei der Erstellung einer Anleitung nicht immer von vorn beginnen.
Der einfachste und sicherste Weg zu Standardisierung geht über Vorlagen, die in diesem Fall die Technische Redaktion erstellen kann. Diese kann man in den meisten Programmen für Textverarbeitung selbst erstellen. In diesem Artikel sehen wir uns die Vorlagen-Erstellung in Microsoft Word an.
Vorlagen erkennen Sie in Microsoft Word an der Datei-Endung ".dotx" - bereits bei der Installation werden Vorlagen von der Software zur Verfügung gestellt, z. B. die Standard-Vorlage "Normal.dotm".
Diese Standard-Vorlage ist üblicherweise die Grundlage für Ihre leeren Dokumente.
Word-Vorlage erstellen
Um eine neue Vorlage zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
- Erstellen Sie ein neues Dokument.
- Fügen Sie alle Inhalte ein, die Sie standardmäßig benötigen, z. B. Kopf- und Fußzeilen, Deckblatt, Standard-Texte etc.
- Wählen Sie "Datei > Speichern unter > Durchsuchen".
Der Speicherort spielt erstmal keine Rolle. - Wählen Sie als Dateityp "Word-Vorlage .dotx".
Wenn Sie Dokumente mit Makros verwenden, wählen Sie "Word Vorlage mit Makros .dotm".
✔ Word wechselt automatisch in den Vorlagen-Ordner als Speicherort. Die Vorlage ist erstellt.
Wenn Sie das Vorlagen-Dokument das nächste Mal öffnen, wird ein neues Dokument auf Basis der Vorlage erstellt. Das Dokument enthält alle Inhalte, die Sie zuvor in der Vorlage definiert haben. Die Vorlage selbst bleibt hierbei stets unverändert.
Möchten Sie die Vorlage editieren, müssen Sie diese mit Rechtsklick > Öffnen aufrufen.
Textbausteine für die Vorlage erstellen
Folgende Inhalte bieten sich für Textbausteine an:
- Textelemente
- Bilder
- Absätze
- etc.
Um Textbausteine zu Ihrer Vorlage hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
- Schreiben Sie den Text in das Dokument, den Sie als Textbaustein anlegen möchten.
Dieser kann mehrere Absätze, Bilder oder Aufzählungen enthalten. - Markieren Sie alle Absätze, die zum Textbaustein gehören.
- Wählen Sie im Menüband oben "Einfügen > Schnellbausteine > Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern..."
- Vergeben Sie im Popup-Fenster einen aussagekräftigen Namen für den neuen Schnellbaustein.
- Unter "Speichern in" wählen Sie Ihre Vorlage aus.
- Unter "Optionen" wählen Sie "Inhalt in eigenem Absatz einfügen".
✔ Der Textbaustein ist nun verfügbar.
Um einen Textbaustein in ein Dokument einzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
- Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der Sie den Textbaustein eingefügen möchten.
- Wählen Sie im Menüband oben "Einfügen > Schnellbausteine".
- Klicken Sie auf den jeweiligen Textbaustein.
✔ Der Textbaustein ist eingefügt.
Sie können in einer Vorlage bereits Platzhalter für Bilder anlegen, die Sie bei der Bearbeitung eines neuen Dokuments schnell und einfach ersetzen können.
Ebenso können Sie bereits die komplette Struktur eines Dokuments in einer Vorlage abbilden. Dies kann Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern, da Sie sich voll und ganz auf den Inhalt konzentrieren können, anstatt über die Form nachdenken zu müssen.
In Verbindung mit Dokumenten-Vorlagen ist es auch sinnvoll Formatvorlagen in Word zu verwenden.