In welchen Sprachen muss die Betriebsanleitung geliefert werden?

Betriebsanleitung

Bis zum 19. Januar 2027 unterscheidet die Maschinenrichtlinie zwischen "Originalbetriebsanleitung" und "Übersetzung der Originalbetriebsanleitung". Wird die Originalbetriebsanleitung nicht in der erforderlichen Sprache bereitgestellt, muss die Übersetzung entsprechend gekennzeichnet werden. Zusätzlich ist die Originalbetriebsanleitung beizufügen.

Für Maschinen, die ab dem 20. Januar 2027 in Verkehr gebracht werden, enthält die Maschinenverordnung diese Kennzeichnungssystematik nicht mehr. Entscheidend ist dann, dass die Betriebsanleitung in der vom jeweiligen Mitgliedstaat festgelegten und für die Nutzer leicht verständlichen Sprache vorliegt. Außerdem muss sie klar, verständlich und lesbar sein.

Für Deutschland ist nach dem MaschinenDG grundsätzlich eine deutsche Sprachfassung erforderlich.

Wartungsanleitungen

Für Wartungsanleitungen gilt eine Besonderheit: Sind sie ausschließlich für Fachpersonal bestimmt, das vom Hersteller oder von seinem Bevollmächtigten beauftragt wurde, dürfen sie in einer Amtssprache der Europäischen Union vorliegen, die dieses Fachpersonal versteht.

Wird die Wartung dagegen durch eigenes Personal des Betreibers oder durch von ihm beauftragte Personen durchgeführt, greift diese Ausnahme nicht automatisch. In diesem Fall sind die allgemeinen Sprachanforderungen zu beachten.

Montageanleitungen

Für Montageanleitungen unvollständiger Maschinen ändert sich die Sprachanforderung mit der Maschinenverordnung.

Bis zum 19. Januar 2027 genügt nach der Maschinenrichtlinie eine Amtssprache der Europäischen Union, die vom Hersteller der vollständigen Maschine oder von seinem Bevollmächtigten akzeptiert wird.

Für unvollständige Maschinen, die ab dem 20. Januar 2027 in Verkehr gebracht werden, muss die Montageanleitung dagegen in einer vom jeweiligen Mitgliedstaat festgelegten und für die einbauende Person leicht verständlichen Sprache vorliegen.

Für Deutschland ist nach dem MaschinenDG grundsätzlich eine deutsche Sprachfassung der Montageanleitung erforderlich.

Übersetzung in welche Sprache(n) und wer ist verantwortlich?

Welche Sprachfassungen benötigt werden, hängt davon ab, in welchen Ländern eine Maschine in Verkehr gebracht bzw. auf dem Markt bereitgestellt wird. Unter der Maschinenverordnung legen die Mitgliedstaaten fest, welche Sprache für die jeweiligen Nutzer leicht verständlich sein muss.

Für einen schnellen ersten Überblick über die Amtssprachen verschiedener europäischer Zielmärkte bietet die Sprachentabelle zur Maschinenverordnung von YTranslations einen hilfreichen Anhaltspunkt.

Die Übersicht eignet sich für eine erste Sprachplanung. Welche Sprache für die Betriebsanleitung und weitere Begleitunterlagen tatsächlich erforderlich ist, sollte jedoch anhand der geltenden Anforderungen des jeweiligen Zielmarkts geprüft werden. Insbesondere bei Ländern mit mehreren Amtssprachen oder regionalen Besonderheiten kann eine weitergehende Prüfung erforderlich sein.

Für die Bereitstellung der erforderlichen Betriebsanleitung und Informationen ist zunächst der Hersteller verantwortlich. Auch Einführer und Händler haben entlang der Lieferkette Prüf- und Bereitstellungspflichten. Deshalb sollte frühzeitig geklärt werden, welche Sprachfassungen für die vorgesehenen Absatzmärkte benötigt werden.

Eine übersetzungsgerecht erstellte Ausgangsdokumentation erleichtert den weiteren Prozess. Eindeutige Formulierungen, konsistente Terminologie und eine saubere Dokumentstruktur schaffen eine gute Grundlage für effiziente und qualitativ abgesicherte Übersetzungen.

Bei der Übersetzung und Mehrsprachigkeit Technischer Dokumentation unterstützen wir bei der Vorbereitung der Ausgangsdokumente, der Koordination des Übersetzungsprozesses und der anschließenden Weiterverarbeitung der Sprachfassungen.

Die "Ikea-Klausel"

Nicht nur produktspezifische Vorschriften stellen Anforderungen an Anleitungen. Auch das Kaufrecht berücksichtigt, ob die erforderlichen Anleitungen vorhanden und verständlich sind.

Nach § 434 BGB kann eine fehlende oder mangelhafte Anleitung bei der Beurteilung eine Rolle spielen, ob eine Sache den vereinbarten und objektiven Anforderungen entspricht. Ist eine Montage vorgesehen, kann auch eine fehlerhafte Montageanleitung relevant werden, wenn sie zu einer unsachgemäßen Montage führt. Dieser Zusammenhang wird häufig als "Ikea-Klausel" bezeichnet.

Ob eine fehlende, unverständliche oder fehlerhafte Übersetzung im konkreten Fall einen Sachmangel begründet, hängt von den jeweiligen Umständen, den vertraglichen Vereinbarungen und den für das Produkt geltenden Anforderungen ab.

Gerade bei sicherheitsrelevanten Informationen ist deshalb ein strukturierter Übersetzungs- und Prüfprozess wichtig. Terminologie, Zielgruppe und Verwendungszweck sollten bereits bei der Planung der Sprachfassungen berücksichtigt werden.

Qualität von Übersetzungen

Neben der richtigen Zielsprache spielt auch die Qualität der Übersetzung eine wichtige Rolle. Gerade bei sicherheitsrelevanten Informationen müssen Inhalt, Bedeutung und Handlungsanweisungen in der Zielsprache eindeutig und verständlich bleiben.

Für die Qualität von Übersetzungsprozessen und Nutzungsinformationen gibt es normative Grundlagen. Die DIN EN ISO 17100 beschreibt Anforderungen an Übersetzungsdienstleistungen und deren Prozesse. Die DIN EN IEC/IEEE 82079-1 enthält Grundsätze und allgemeine Anforderungen an die Erstellung von Nutzungsinformationen.

Dazu gehören unter anderem geeignete fachliche und sprachliche Kompetenzen, eine abgestimmte Terminologie sowie definierte Prüf- und Freigabeprozesse. Ein systematischer Übersetzungsprozess unterstützt dabei, die Qualität und Konsistenz auch über mehrere Sprachfassungen hinweg sicherzustellen.